hur man lösenordsskydda dokument och PDF-filer med Microsoft Office

Microsoft Office kan du kryptera dina Office-dokument och PDF-filer, vilket gör att ingen att ens visa filen såvida de inte har lösenordet. Moderna versioner av Office använder säker kryptering som du kan lita på förutsatt att du väljer ett starkt lösenord.

Instruktionerna nedan gäller för Microsoft Word, PowerPoint, Excel och Access 2016, men processen bör vara densamma i andra senare versioner av Office.

Microsoft Office lösenord-skyddsfunktioner har fått en dålig rap i det förflutna. Från Office 95 till Office 2003, krypteringssystemet var mycket svag. Om du har ett dokument lösenordsskyddad med Office 2003 eller en tidigare version, kan lösenordet vara lätt och snabbt kringgås med allmänt tillgängliga lösenord knakande programvara.

Med Office 2007, Microsoft fick allvarligare om säkerhet. Office 2007 bytte till Advanced Encryption Standard (AES) med en 128-bitars nyckel. Detta anses allmänt vara säkra, och innebär att Office använder nu verklig, stark kryptering för att skydda dina dokument när du ange ett lösenord. Vi testade PDF kryptering och fann att det använder 128-bitars AES-kryptering på Office 2016 också.

Det finns två stora saker som du behöver för att se upp för. Först, bara lösenord som helt krypterar dokumentet är säkra. Office kan du också ställa in ett lösenord för att “Begränsa redigering” av en fil-i teorin, tillåter människor att visa en fil men inte redigera den utan lösenord. Denna typ av lösenord kan lätt knäckt och avlägsnas, tillåter människor att redigera filen.

Även byråns kryptering fungerar bara bra om du sparar till modern dokumentformat like.docx. Om du sparar till äldre dokumentformat like.doc-som är kompatibla med Office 2003 och tidigare tjänstgörande kommer att använda äldre, icke säker version av kryptering.

Men så länge du sparar dina filer i moderna Office-format och använda “Kryptera med lösenord” alternativet istället för “Begränsa redigering” alternativet, bör dokumenten vara säker.

Att lösenordsskydda ett Office-dokument, först öppna den i Word, Excel, PowerPoint eller Access. Klicka på menyn “Arkiv” i övre vänstra hörnet av skärmen. På informationsfönstret, klicka på knappen “Skydda dokument” och välj “Kryptera med lösenord.”

Knappen bara heter “Skydda dokument” i Microsoft Word, men det är uppkallad något liknande i andra program. Leta efter “Skydda arbetsbok” i Microsoft Excel och “Skydda presentation” i Microsoft PowerPoint. I Microsoft Access, kommer du bara se en en “Kryptera med lösenord” på fliken Info. Stegen annars fungerar på samma sätt.

OBS: Om du bara vill begränsa redigering av dokument, kan du välja “Begränsa redigering” här, men som sagt, det är inte mycket säker och lätt kan kringgås. Du är bättre att kryptera hela dokumentet, om du kan.

Skriv in lösenordet du vill kryptera dokumentet med. Du vill välja ett bra lösenord här. Svaga lösenord kan gissas genom sprickbildning programvara om någon får tillgång till dokumentet.

Varning: Du förlorar tillgång till dokumentet om du någonsin glömt lösenordet, så håll det säkert! Microsoft rekommenderar att du skriver ned namnet på dokumentet och dess lösenord och förvara den på ett säkert ställe.

När ett dokument är krypterat, kommer du att se “Ett lösenord krävs för att öppna dokumentet” visas på informationspanelen.

Nästa gång du öppnar dokumentet, ser du en “Ange lösenordet för att öppna filen” rutan. Om du inte anger rätt lösenord, kommer du inte att kunna se dokumentet alls.

För att ta bort lösenordsskydd från ett dokument, klicka på “Skydda dokument” och välj “Kryptera med lösenord” igen. Ange ett tomt lösenord och klicka på “OK.” Office kommer att ta bort lösenordet från dokumentet.

Du kan också exportera ett Office-dokument till en PDF-fil och lösenordsskydda PDF-filen. PDF-dokumentet krypteras med lösenordet du anger. Detta fungerar i Microsoft Word, Excel och PowerPoint.

För att göra detta, öppna dokumentet, klicka på “Arkiv” meny-knappen och välj “Export”. Klicka på knappen “Skapa PDF / XPS” för att exportera dokumentet som en PDF-fil.

Klicka på knappen “Alternativ” längst ned spara dialogruta som visas. Längst ner i fönstret Alternativ aktivera “Kryptera dokument med ett lösenord” och klicka på “OK”.

Skriv in lösenordet du vill kryptera PDF-filen med och klicka sedan på “OK”.

När du är klar, ange ett namn för PDF-filen och klicka på knappen “Publicera”. Byrån kommer att exportera dokumentet till en lösenordsskyddad PDF-fil.

Varning: Du kommer inte att kunna se PDF-filen om du har glömt lösenordet. Var noga med att hålla reda på det eller så förlorar du tillgång till PDF-filen.

Du måste ange PDF-filen lösenord när du öppnar den. Till exempel, om du öppnar PDF-filen i Microsoft Edge-Windows 10 standard PDF-läsare-du bli ombedd att skriva in lösenordet innan du kan se den. Detta fungerar även i andra PDF-läsare.

Denna funktion kan hjälpa till att skydda särskilt känsliga dokument, särskilt när du lagrar dem på en USB-enhet eller i en lagringstjänst online som Microsoft OneDrive.

Fullständig diskkryptering som Device Kryptering och BitLocker på en Windows PC eller Filevault på en Mac är säkrare och smärtfri för att skydda alla dokument på datorn, men-särskilt om din dator blir stulen.

Begränsa behörigheter med alternativet Människor tar dig till MS Office Information Rights Management Service. Men jag trodde den här tjänsten hade stängt. Finns det en ny version?

Begränsa behörigheter med alternativet Människor tar dig till MS Office Information Rights Management Service. Men jag trodde den här tjänsten hade stängt. Finns det en ny version?

Studier har visat att tala två eller flera språk erbjuder skydd igen neurodegenerativa sjukdomar, tvåspråkiga patienter upplever uppkomsten av demens i genomsnitt 4 år senare än patienter enspråkig.